ERP per produttori cosmetici: che cosa copre un sistema ERP e dove inizia lo sviluppo prodotto

Un ERP (Enterprise Resource Planning) rappresenta i processi commerciali e operativi di un’azienda. Nella produzione cosmetica si tratta soprattutto di acquisti e ordini ai fornitori, gestione del magazzino per materie prime, imballaggi e prodotto finito, pianificazione della produzione con distinte base e ordini di produzione, gestione dei lotti, vendite, spedizioni e contabilità.

Le soluzioni di settore per l’industria di processo aggiungono funzioni che un ERP generico non offre: formule anziché semplici distinte base, durata e date di scadenza in magazzino, tracciabilità dei lotti dalla materia prima al prodotto consegnato e supporto a una documentazione conforme alle GMP cosmetiche (ISO 22716).

Verifichi per prima cosa la tracciabilità: per un lotto consegnato è possibile trovare ogni lotto di materia prima impiegato, e viceversa? È la base di un richiamo ed è ciò che viene chiesto negli audit.

Verifichi poi la logica delle formule. La cosmetica si formula in percentuali e fasi, ma si produce in chilogrammi per lotto. Un sistema adatto converte tra le due cose, tiene conto di resa e sovrariempimento e gestisce più versioni valide di una formula.

Altri punti sono durata e scorte bloccate, produzione conto terzi con materiali forniti dal cliente, collegamento con lo shop online o il commercio, e l’impegno di introduzione e personalizzazione. Per i produttori più piccoli è spesso quest’ultimo punto a decidere.

Un ERP si aspetta dati anagrafici stabili. Lo sviluppo è l’opposto: una formula attraversa molte varianti e la maggior parte viene scartata. A ogni variante appartengono lotti di laboratorio, osservazioni, test di stabilità e challenge test, stati di costo, alternative di materie prime e una valutazione regolatoria.

Questi dati non hanno una collocazione naturale nell’ERP. In pratica finiscono in fogli di calcolo, quaderni di laboratorio e scambi di e-mail. Il risultato è noto: nessuno sa dire con certezza quale versione è stata testata, perché una materia prima è stata sostituita o quali documenti appartengono alla formula approvata.

Ha senso una chiara divisione dei compiti. Il sistema di sviluppo gestisce tutto fino all’approvazione: brief, versioni di formula, dati delle materie prime con INCI e limiti, test e decisione di approvazione. Con l’approvazione passano all’ERP esattamente i dati di cui ha bisogno per acquisti e produzione: la formula come distinta base, le materie prime, l’istruzione di produzione.

Tre domande dovrebbero avere risposta prima di un’introduzione. Quale sistema è responsabile di quale oggetto dati? Che cosa innesca il passaggio? E che cosa accade nell’ERP quando una formula approvata cambia in seguito?

I produttori molto piccoli con pochi prodotti se la cavano spesso con un ERP snello o un gestionale di magazzino e fogli di formula tenuti con cura. Non appena sviluppano più persone, corrono in parallelo progetti di clienti o si avvicinano gli audit, lo sviluppo diventa il collo di bottiglia e un sistema dedicato conviene.

Per i terzisti questo accade prima che per i marchi: sviluppano per molti committenti contemporaneamente, devono separare rigorosamente le loro formule e poter dimostrare campioni, approvazioni e modifiche per ciascun cliente.

VYVA non è un ERP. La piattaforma copre lo sviluppo prodotto: progetti e brief, formule con versioni, dati di materie prime e INCI, test e stabilità, protocolli di produzione e lotti di sviluppo, approvazioni e un portale clienti. Acquisti, magazzino, gestione ordini e contabilità restano nell’ERP. È prevista un’API per trasferire a un ERP i dati approvati, ma non è ancora disponibile. Quali dati vengono gestiti in quale sistema si definisce insieme durante l’introduzione.