Gestione delle formule cosmetiche: sviluppare, versionare e approvare le formule in digitale

Excel è veloce e flessibile per le prime prove. Con più formulatori, molte varianti e progetti in parallelo emergono problemi tipici: i file vengono copiati, il nome del file fa da logica di versione, i dati delle materie prime vengono mantenuti più volte e i risultati delle prove stanno in cartelle separate.

La domanda «Quale formula è quella attuale e quali dati le appartengono?» diventa inutilmente difficile. Al più tardi quando chiedono un cliente, un auditor o il valutatore della sicurezza, questo costa tempo.

In una gestione delle formule una formula è composta da righe: materia prima e quota in percentuale in peso. Le materie prime provengono da un catalogo comune con denominazione INCI, numero CAS, composizione e offerte dei fornitori, invece di essere ridigitate in ogni formula. Se cambia un dato della materia prima, è aggiornato ovunque.

È più di una comodità. L’allegato I del regolamento sui cosmetici chiede nella relazione sulla sicurezza la composizione qualitativa e quantitativa, compresa l’identità chimica delle sostanze con INCI e CAS ove possibile, e la loro funzione prevista. Chi gestisce questi dati sulla materia prima non deve raccoglierli di nuovo per la relazione.

In VYVA ogni salvataggio che modifica la formula genera una nuova versione con un proprio numero di formula. Gli stati precedenti restano come istantanea con materie prime e quote, insieme al momento e alla persona che li ha creati. Le varianti si diramano da una versione precisa, così un progetto può seguire più filoni di sviluppo in parallelo; lo storico appare come grafo invece che come elenco.

Ogni formula ha inoltre uno stato: bozza, in prova, in revisione, approvata, finale o scartata. Così è chiaro a colpo d’occhio su che cosa si lavora e che cosa vale.

Dalle quote e dai prezzi delle materie prime risulta il prezzo al chilogrammo della formula. Indicando una dimensione del lotto, VYVA calcola la quantità di ogni materia prima e il costo dell’intero lotto. Se per una materia prima esiste un’offerta del fornitore con prezzi a scaglioni, VYVA usa il prezzo dello scaglione che corrisponde alla quantità necessaria.

Così si vede già in sviluppo quanto costa una variante, e non solo al momento del preventivo per il cliente.

Sulla formula c’è la specifica del prodotto: pH obiettivo, intervallo di viscosità, aspetto, colore e odore. È il riferimento con cui si misurano lotti e campioni di prova e compare nei protocolli di fabbricazione e di prova accanto ai valori misurati. Si aggiungono quantità di riempimento in grammi o millilitri e densità, perché la percentuale in peso diventi la massa corretta.

Il protocollo di fabbricazione suddivide la preparazione in fasi, come fase acquosa e fase oleosa, con i relativi passaggi. Così la formula diventa un’istruzione con cui produrre un lotto in modo tracciabile.

Se cambia la situazione giuridica di un ingrediente, ad esempio per un divieto, una nuova concentrazione massima, un obbligo di etichettatura o una restrizione d’uso, VYVA lo mostra come avviso sulle formule interessate, con livello di rischio e stato di lavorazione. Non sostituisce una valutazione regolatoria, ma evita che una formula interessata venga trascurata.

I protocolli di prova per stabilità, compatibilità con l’imballaggio, valutazione sensoriale e microbiologia appartengono a formula e lotto. I rilasci di campioni ai clienti sono gestiti nello stesso posto. Quando più persone modificano una formula contemporaneamente, VYVA mostra in tempo reale chi sta modificando quale campo.

Le formule base ricorrenti possono essere salvate come modello, con materie prime, contesto di compliance e passaggi di fabbricazione, e riutilizzate in nuovi progetti.

Un’approvazione in VYVA segue una checklist e termina con una decisione: approvata, approvata con condizioni, revisione necessaria o respinta, con motivazione e firma. Alla chiusura VYVA registra la versione su cui si basa la decisione. Una decisione positiva nonostante avvisi di compliance critici aperti è possibile solo con una giustificazione scritta.

All’approvazione interna può seguire quella del cliente: la formula viene inviata tramite il portale clienti, e lì il cliente la approva o la respinge.