Software per terzisti cosmetici: progetti dei clienti, formule e lotti
Per terzisti che sviluppano formulazioni per diversi committenti in modo riservato e desiderano una documentazione strutturata a supporto di processi orientati alle GMP.
Sviluppo per mandante con documentazione verificabile
Sfide
Le formulazioni di clienti diversi devono essere rigorosamente separate — cosa difficile da garantire con cartelle di file.
La documentazione dei lotti conforme alle GMP su carta è soggetta a errori e difficile da dimostrare in caso di audit.
I committenti richiedono sempre più spesso prove di qualità dei processi e di sovranità sui dati.
Progetti paralleli per clienti diversi rendono la pianificazione delle risorse poco chiara.
Come aiuta VYVA
Aree dati e permessi di accesso specifici per mandante, per committenti diversi.
Documentazione digitale dei lotti con fasi, parametri e deviazioni a supporto di processi orientati alle GMP.
Cronologie tracciabili per modifiche, decisioni e approvazioni.
Strutture di progetto chiare con ruoli e permessi per ciascun mandante.
Come funziona in VYVA
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Richiesta e brief per cliente
Ogni richiesta di un cliente diventa un progetto con un brief strutturato: requisiti di prodotto, claim, mercati, packaging e tempistiche. Formule e documenti di un committente restano separati da quelli degli altri.
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Sviluppare e calcolare la formula
Le varianti nascono come versioni con il motivo della modifica. Costi delle materie prime, INCI e segnalazioni regolatorie sono visibili sulla formula, così un’offerta si basa sullo stesso stato dello sviluppo.
- 3
Far approvare la formula
I committenti vedono i propri progetti nel portale clienti, esaminano la formula con la lista INCI e la approvano o la rifiutano con una nota. La decisione è documentata con la data.
- 4
Produrre e documentare
I protocolli di produzione con fasi, parametri e deviazioni e i lotti sono collegati alla versione di formula approvata. In caso di audit o reclamo, il percorso a ritroso è tracciabile.
Un esempio dalla pratica
Un terzista segue più progetti di clienti in parallelo. Per una crema mani, un cliente chiede dopo il primo campione un diverso sistema conservante. Lo sviluppo crea una nuova versione di formula con il motivo della modifica; il riepilogo dei costi e la lista INCI cambiano di conseguenza. Il nuovo campione va al cliente con lotto e indirizzo di spedizione, e il cliente approva la versione nel portale. Il protocollo di produzione del lotto rimanda esattamente a quella versione. Se in seguito arriva una domanda su un lotto, è chiaro quale versione di formula, quale protocollo di produzione e quale approvazione gli corrispondono.
Le aree che utilizzerà
- Gestione progetti
- Un progetto per ogni ordine cliente, con brief, attività e rilevazione dei tempi per fase di progetto.
- Sviluppo di formulazioni e versionamento
- Versioni di formula per cliente, con riepilogo dei costi e lista INCI come base per l’offerta.
- Compounding e lotti
- Protocolli di produzione e lotti con fasi, parametri e deviazioni.
- Collaborazione e ruoli/permessi
- Ruoli e permessi interni e accessi al portale clienti per i Suoi committenti.
Domande frequenti
Per approfondire
Che cosa vedrà nella demo
- Un progetto cliente dal brief alla prima versione di formula con riepilogo dei costi.
- Il portale clienti come lo vede il Suo committente, inclusi approvazione e rifiuto con nota.
- Un protocollo di produzione con fasi, parametri e una deviazione, e il lotto corrispondente.