Far produrre cosmetici da un terzista: processo, obblighi e briefing

Il regolamento europeo sui cosmetici definisce fabbricante chi fabbrica un prodotto cosmetico, o lo fa progettare o fabbricare, e lo commercializza con il proprio nome o marchio. Per un prodotto fabbricato nell’UE questo fabbricante è la persona responsabile. Può cedere il ruolo per iscritto a un’altra persona stabilita nell’UE, che lo accetta per iscritto.

Per il marchio significa: deve garantire che, prima dell’immissione sul mercato, sia stata eseguita una valutazione della sicurezza e redatta una relazione sulla sicurezza, che sia tenuta una documentazione informativa sul prodotto, che il prodotto sia notificato nel CPNP e che l’etichetta riporti le indicazioni obbligatorie. Il terzista fornisce molti documenti, ma la responsabilità resta del marchio.

Primo, elaborare l’idea e il briefing. Secondo, scegliere un terzista con esperienza nella categoria di prodotto. Terzo, sviluppo e campioni, di solito in più giri, finché texture, profumo e prestazioni non convincono. Quarto, test di stabilità, di conservazione e, se pertinenti, di tollerabilità e di imballaggio sulla versione scelta.

Quinto, valutazione della sicurezza e preparazione della documentazione informativa sul prodotto. Sesto, creare l’etichetta e notificare il prodotto nel CPNP. Settimo, approvare formula e istruzione di fabbricazione e produrre il primo lotto. Ottavo, dopo il lancio, documentare correttamente riordini, modifiche e reclami.

Un briefing descrive il prodotto in modo che il terzista possa sviluppare senza tornare con domande: idea e categoria del prodotto, target e tipo di pelle, texture, applicazione e profumo, attivi e claim desiderati, ingredienti esclusi, certificazioni previste, mercati di destinazione, imballaggio e formato, posizionamento di prezzo, quantità e tempistiche.

Più questi dati sono precisi, meno giri di campioni servono e più è facile confrontare le offerte di terzisti diversi. Registri le modifiche successive al briefing, così ogni decisione resta tracciabile.

Verifichi se il terzista sviluppa da sé o si limita a riempire secondo la formula di altri, se ha esperienza con la Sua categoria di prodotto e quali quantità minime e capacità offre. Chieda quali documenti fornisce: metodo di fabbricazione, dichiarazione sulle buone pratiche di fabbricazione, rapporti di prova, dati delle materie prime.

La legge chiede buone pratiche di fabbricazione, non un certificato di terzi. Un audit o un’autovalutazione possono comunque valere la pena. Chiarisca anche, prima che inizi lo sviluppo, a chi appartiene la formula e che cosa succede ai documenti se in seguito cambia terzista.

Non esistono prezzi fissi. Il costo dipende soprattutto dall’impegno di sviluppo e dal numero di giri di campioni, da materie prime e imballaggio, dalle quantità minime, dai test necessari, dalla valutazione della sicurezza, dalla grafica e dalla stampa.

Per avere offerte confrontabili serve un briefing completo. Chieda separatamente sviluppo, test, valutazione della sicurezza e prezzo unitario, così vede quali voci sono una tantum e quali si ripetono a ogni lotto.

Per la documentazione informativa sul prodotto il marchio ha bisogno di una descrizione del prodotto, della relazione sulla sicurezza, della descrizione del metodo di fabbricazione con una dichiarazione sulle buone pratiche di fabbricazione, delle prove dei claim e delle informazioni sulle sperimentazioni animali. Per l’etichetta servono l’elenco degli ingredienti nell’ordine corretto e le avvertenze.

Concordi per contratto che il terzista fornisca questi documenti per versione e annunci in anticipo le modifiche a materie prime o fabbricazione. Altrimenti la documentazione presto non corrisponde più al prodotto sullo scaffale.

Sulla confezione compaiono claim prima che esistano prove. L’etichetta viene approvata prima che la formula sia definitiva. Il terzista sostituisce una materia prima senza avvisare il marchio. I campioni vengono approvati per e-mail senza che sia chiaro a quale versione ci si riferisse.

In tutti i casi aiuta lo stesso rimedio: ogni approvazione si riferisce a una versione della formula con un nome, e ogni modifica successiva è visibile a entrambe le parti.

Se il terzista usa VYVA, il marchio vede i propri progetti nel portale clienti: stato, briefing e la formula inviata per l’approvazione con l’elenco INCI e le percentuali. Lì approva la formula o la rifiuta con un commento, e la decisione è documentata con la data. Questo sostituisce l’invio di singoli file e lega ogni approvazione a una versione.