Gizlilik Politikası

1. Sorumlu Taraf

VYVA GbR Sedat Yasar, Felix-Nekir Frank Sternengasse 15 68307 Mannheim, Almanya E-posta: vyva@outlook.de Telefon: +49 151 21995819

2. Bu Politikanın Kapsamı

Bu gizlilik politikası, herkese açık web sitemiz (vyva.world) ile iletişim formumuz veya demo formumuz üzerinden ya da bir kullanıcı hesabı kaydı sırasında bizimle kurduğunuz iletişim için geçerlidir. Bu kapsamda, verilerinizin işlenmesinden GDPR Madde 4(7) anlamında sorumlu taraf biziz. VYVA platformunu bir şirket tarafından davet edilen bir kişi olarak kullanıyorsanız (ör. bir müşterinin çalışanı veya davet edilen bir portal kullanıcısı olarak), orada girilen veya yüklenen verileri (ör. formülasyon, hammadde veya parti verileri ile irtibat kişilerinin ad ve iletişim bilgileri) yalnızca ilgili şirketin talimatı doğrultusunda ve onun adına işleriz. Bu durumda söz konusu işlemeden sorumlu taraf VYVA değil, ilgili müşteri şirkettir; ayrıntılar VYVA ile müşteri şirket arasında akdedilen veri işleme sözleşmesinde (GDPR Madde 28) düzenlenir. Madde 7 bu durumu daha ayrıntılı açıklamaktadır.

3. Veri İşleme İlkeleri

Kişisel verilerinizi yalnızca işlevsel bir web sitesi ile içeriğimizi ve hizmetlerimizi sunmak için gerekli olduğu ölçüde, bir hukuki dayanağın izin verdiği durumlarda veya onay verdiğinizde topluyor ve kullanıyoruz. Bunun ötesindeki her türlü verinin (ör. analiz araçları için) toplanması ve kullanılması yalnızca çerez bandımız üzerinden önceden verdiğiniz açık onaydan sonra gerçekleşir.

4. Web Sitemizin Kullanımı Sırasında Veri İşleme

4.1 Sunucu Günlük Dosyaları

Web sitemize her erişimde, aşağıdaki bilgiler otomatik olarak kaydedilir ve sunucu günlük dosyaları adı verilen dosyalarda saklanır: • Tarayıcı türü ve sürümü • Kullanılan işletim sistemi • Yönlendiren URL • Erişen bilgisayarın IP adresi • Sunucu talebinin zamanı Bu veriler başka veri kaynaklarıyla birleştirilmez; web sitesinin sorunsuz ve güvenli çalışmasını sağlamanın yanı sıra hizmetlerimizi geliştirmeye yönelik istatistiksel değerlendirmelere hizmet eder (GDPR Madde 6(1)(f)). Bu istatistikler için, herkese açık web sitemizin bir sayfası talep edildiğinde sunucumuzda şunları değerlendiririz: talep edilen sayfa, yönlendiren web sitesinin alan adı (yol veya arama terimleri olmadan), adresteki kampanya parametreleri (utm_*), dil sürümü ve IP adresinden türetilen ülke. Ziyaretçilerin aynı gün içinde birden fazla sayılmaması için IP adresi, tarayıcı tanımlayıcısı ve her gün yeniden oluşturulan rastgele bir değerden anonim bir tanımlayıcı oluştururuz. Rastgele değer gün sona erdiğinde silinir; böylece tanımlayıcı ne geri hesaplanabilir ne de başka bir günle ilişkilendirilebilir. IP adresinin kendisi bu amaçla saklanmaz. Kişiye yönelik bir değerlendirme veya kalıcı bir yeniden tanıma (parmak izi/fingerprinting) yapılmaz; bunun için tarayıcınızda ne çerez ne de komut dosyası kullanırız. Ülke tespiti, DB-IP (db-ip.com) veritabanı kullanılarak yerel olarak sunucumuzda yapılır; üçüncü taraflara veri aktarılmaz. Tarayıcı tanımlayıcısından yalnızca tarayıcı ve işletim sistemi ailesini (ör. “Chrome”, “Windows”) ve cihaz türünü (masaüstü, mobil, tablet) sürüm numarası olmadan saklarız. Arama motorları ve diğer otomatik programların (tarayıcı botlar) erişimleri ile mevcut olmayan sayfalara yapılan erişimler (404 hatası), hatalı bağlantıları ve saldırı girişimlerini tespit etmek amacıyla istenen yol (parametreler olmadan), zaman, köken ülke ve tespit edilen bot adı veya tarayıcı ailesi ile ayrıca kaydedilir (GDPR Madde 6(1)(f)). Bunun için de IP adresi saklanmaz. Bu kayıtlar 100 gün sonra silinir. Belirli işlevler için ayrıca çerezler veya benzer depolama teknolojileri kullanıyoruz. Teknik olarak gerekli çerezleri onay olmadan kullanıyoruz; bunun dışındaki tüm çerez ve teknikler (ör. analiz araçları, session replay, geri bildirim formu) yalnızca çerez bandımız üzerinden açık onayınızdan sonra etkinleştirilir. Onayınızı istediğiniz zaman, footer'daki "Çerez ayarları" bağlantısı üzerinden, gelecek için geçerli olacak şekilde geri çekebilirsiniz. Tek tek çerezlerle ilgili ayrıntıları Çerez Politikamızda bulabilirsiniz. Platformumuzun oturum açmış kullanıcıları için hata kaydı, Session Replay (yalnızca bir hata oluştuğunda; kayıt, şifre alanları hariç olmak üzere sayfayı görüntülenen içerikler, girişler ve görsellerle birlikte gösterir) ve geri bildirim formu platform işletiminin bir parçasıdır ve çerez banner’ı üzerinden ayrı bir onay gerekmeden etkindir. Ayrıca her kullanıcı hesabı için gün bazında oturum açma sayısını ve ilk ile son kullanım zamanını kaydederiz; bu veriler 13 ay sonra silinir.

5. İletişim Formu ve Demo Talebi

Bizimle iletişim formu, demo talebi formu veya e-posta yoluyla iletişime geçtiğinizde, girdiğiniz verileri (ad, e-posta adresi, varsa şirket, telefon numarası, rol ve mesajınız dahil) talebinizin işlenmesi ve yanıtlanması amacıyla işleriz. Hukuki dayanak GDPR Madde 6(1)(b) (sözleşme öncesi tedbir) veya Madde 6(1)(f)'dir (bize yöneltilen taleplerin işlenmesine yönelik meşru menfaat). Ayrıca bu formlar için, taleplerin hangi kanallardan bize ulaştığını anlamak amacıyla, ziyaret edilen sayfayı, ziyaretin genel kategorideki kaynağını (ör. arama motoru, sosyal ağ, yapay zeka asistanı) ve URL'de yer alan UTM kampanya parametrelerini otomatik olarak kaydediyoruz. Hukuki dayanak, kendi pazarlama faaliyetlerimizin etkinliğini ölçmeye yönelik meşru menfaatimizdir (Madde 6(1)(f)); bu kapsamda cihazlar arası profiller oluşturulmaz ve veriler reklam amacıyla üçüncü taraflarla paylaşılmaz. Kötüye kullanımı önlemek amacıyla (otomatik toplu gönderimler), talep sahibinin IP adresini, IP adresi başına talep sayısını sınırlamak için bir saatlik bir zaman penceresinde değerlendiriyoruz. Hukuki dayanak, formlarımızı ve e-posta gönderim itibarımızı kötüye kullanıma karşı korumaya yönelik meşru menfaatimizdir (Madde 6(1)(f)). Veriler, toplanma amaçlarına ulaşmak için artık gerekli olmadıklarında, en geç ilgili iletişim tamamlandığında, yasal bir saklama yükümlülüğü bulunmadıkça silinir.

6. Kayıt, Giriş ve Davetler

VYVA platformunun kullanımı bir kullanıcı hesabı gerektirir. Erişim genellikle bir müşteri şirketin daveti yoluyla sağlanır; bu kapsamda davet eden kuruluş tarafından belirtilen e-posta adresini ve kayıt sırasında sizin belirttiğiniz verileri (ad ve seçtiğiniz şifrenin geri döndürülemez, hash'lenmiş biçimi dahil) işleriz. Giriş yaptığınızda, sizi en fazla 7 gün boyunca oturum açık tutan, teknik olarak gerekli bir oturum çerezi ayarlarız. Hukuki dayanak GDPR Madde 6(1)(b) (kullanım sözleşmesinin ifası) veya davetin bir müşteri şirket tarafından yapılması halinde, ilgili müşteri şirketle olan veri işleme sözleşmemizle bağlantılı olarak Madde 6(1)(f)'dir (işlevsel bir erişim yönetimine yönelik meşru menfaat). Davet ve şifre sıfırlama e-postaları, e-posta hizmet sağlayıcımız Resend üzerinden gönderilir (bkz. madde 13). Hesap verileri, ilgili kullanıcı hesabı müşteri şirket tarafından kaldırıldığında veya iş ilişkisi sona erdiğinde silinir ya da devre dışı bırakılır.

7. Davet Edilen Kişi Olarak Platformun Kullanımı (Veri İşleyen Sıfatıyla)

Kullanıcı hesabınızla giriş yapıp platformu bir organizasyon kapsamında kullanmaya başladığınız andan itibaren, orada girilen veya yüklenen tüm içerikleri (ör. formülasyonlar, hammadde verileri, parti dokümantasyonu, test protokolleri, dosyalar ve ekler ile bunların içerdiği kişisel veriler) yalnızca ilgili müşteri şirketin talimatı doğrultusunda ve onun adına, GDPR Madde 28 anlamında veri işleyen sıfatıyla işleriz. Bu kapsamda, müşteri şirketle olan veri işleme sözleşmesinde kararlaştırılan teknik ve organizasyonel önlemleri uygularız. Böyle bir organizasyon kapsamında işlenen verilerle ilgili bilgi, düzeltme veya silme talepleri için lütfen öncelikle ilgili müşteri şirketle iletişime geçin; sorumlu taraf sıfatıyla bu şirket talebinizi yanıtlamakla yükümlüdür ve bize buna uygun talimat verebilir.

8. Otomatik İşleme ve Yapay Zeka

VYVA platformunun bazı işlevleri (ör. alternatif hammadde önerileri veya otomatik uyumluluk bildirimleri), kişisel verileri işleyen veya kişiler hakkında bağımsız olarak içerik üreten üretken yapay zekaya değil, kural tabanlı algoritmalara ve kayıtlı veritabanlarıyla eşleştirmeye dayanmaktadır. Şu anda, size karşı hukuki bir etki doğuran veya sizi benzer şekilde önemli ölçüde etkileyen, profil oluşturma dahil GDPR Madde 22 anlamında herhangi bir otomatik karar alma süreci yürütülmemektedir. Gelecekte üretken yapay zekaya dayanan veya kişisel verileri işlenmek üzere bir yapay zeka sağlayıcısına ileten işlevler sunmamız halinde, bu politikayı devreye almadan önce buna göre güncelleyecek ve gerektiğinde sizi ayrıca bilgilendireceğiz.

9. Haklarınız

Sizinle ilgili kişisel verilere ilişkin aşağıdaki haklara sahipsiniz: • Bilgi alma hakkı • Düzeltme veya silme hakkı • İşlemenin kısıtlanmasını isteme hakkı • İşlemeye itiraz etme hakkı • Veri taşınabilirliği hakkı • Bir denetim makamına şikayette bulunma hakkı Verileriniz madde 7 uyarınca bir organizasyon kapsamında işleniyorsa, lütfen talebinizi öncelikle sorumlu taraf sıfatıyla ilgili müşteri şirkete yöneltin.

10. Veri Güvenliği

Web sitesi ziyareti sırasında, tarayıcınızın desteklediği en yüksek şifreleme düzeyiyle birlikte yaygın olarak kullanılan TLS (Transport Layer Security) yöntemini kullanıyoruz. Sunucularımız Almanya'da ISO/IEC 27001 sertifikalı bir veri merkezinde bulunmaktadır; orada saklanan veriler şifrelenmiş olarak tutulur.

11. Analiz ve İzleme Araçları

Çerez bandımız üzerinden onay verdiyseniz, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, İrlanda ("Google") tarafından sağlanan Google Analytics ve/veya Google Tag Manager hizmetlerini kullanıyoruz. Bu hizmetler, web sitemizdeki kullanım davranışını (ör. ziyaret edilen sayfalar, kalış süresi, erişim kaynağı) analiz etmemizi sağlar. Hukuki dayanak onayınızdır (GDPR Madde 6(1)(a)). Onayınız olmadan bu hizmetler yüklenmez. Bu, kişisel verilerin AB/AEA dışındaki, aralarında ABD'nin de bulunduğu Google sunucularına aktarılmasına yol açabilir. Daha fazla bilgi için Google'ın gizlilik politikasına bakınız: https://policies.google.com/privacy. Onayınızı istediğiniz zaman çerez bandı veya footer'daki "Çerez ayarları" bağlantısı üzerinden, gelecek için geçerli olacak şekilde geri çekebilirsiniz.

12. Hata ve Performans İzleme (Sentry)

Platformumuzun teknik hata tespiti ve performans izlemesi için kendi işlettiğimiz bir Sentry örneğini kullanıyoruz; veri aktarımı, yabancı bir Sentry sağlayıcısına değil, kendi işlettiğimiz bir tünel üzerinden gerçekleşir. Bu kapsamda hata mesajları, çökme raporları ve performans metrikleri gibi teknik bilgiler toplanır; IP adresleri ve diğer standart meta veriler iletilmez. Bu salt hata ve performans kaydına ilişkin hukuki dayanak, işlevsel, güvenli ve hatasız bir platforma yönelik meşru menfaatimizdir (GDPR Madde 6(1)(f)). Ayrıca, teknik hatalarda ekran kaydı alan bir session replay işlevi ile isteğe bağlı ekran görüntüsü alma özelliğine sahip bir geri bildirim formu kullanıyoruz. Teknik bir hata oluştuğunda session replay, bu hatanın kısa süre öncesindeki ve sonrasındaki oturumu tarayıcıda görüntülendiği şekliyle, görüntülenen metinler, girişler ve görseller dahil olmak üzere kaydeder; şifre alanları her zaman gizlenir. Hata oluşmazsa hiçbir kayıt iletilmez. Kayıtlar yalnızca kendi Sentry örneğimizde saklanır ve yalnızca hataların analizi ve giderilmesi için kullanılır. Web sitemizin ziyaretçileri için her iki işlev de yalnızca çerez bandımız üzerinden açık onayınızı verdikten sonra etkinleştirilir (GDPR Madde 6(1)(a)); onayınız olmadan ne ekran kaydı oluşturulur ne de geri bildirim formu yüklenir. Platformumuzun oturum açmış kullanıcıları için her iki işlev de platform işletiminin bir parçasıdır ve çerez bandı üzerinden ayrı bir onay gerekmeden etkindir. Onayınızı istediğiniz zaman çerez bandı veya footer'daki "Çerez ayarları" bağlantısı üzerinden, gelecek için geçerli olacak şekilde geri çekebilirsiniz.

13. Alıcılar ve Veri İşleyenler

Web sitemizin ve platformumuzun işletilmesi ve geliştirilmesinde bize destek olan ve kişisel verileri yalnızca talimatlarımız doğrultusunda işleyen (GDPR Madde 28 kapsamında veri işleyen) dikkatle seçilmiş hizmet sağlayıcılar kullanıyoruz, özellikle: • Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Almanya – web sitemiz ve uygulamamız için Almanya'daki bir veri merkezinde barındırma ve altyapı • Resend, Inc., ABD – e-posta gönderimi (ör. iletişim taleplerine yanıt verilmesi, davetler, şifre sıfırlama) • Hata ve performans izleme: kendi altyapımızda barındırılan bir Sentry örneği (bkz. madde 12), harici bir sağlayıcının erişimi söz konusu değildir • Google Ireland Limited – analiz araçları, yalnızca onayınızla (bkz. madde 11) Bu kapsamda AB/AEA dışındaki ülkelere (özellikle ABD'deki Resend'e) veri aktarımı söz konusu olduğunda, ilgili sağlayıcıyla AB Standart Sözleşme Maddeleri gibi araçlarla uygun bir veri koruma düzeyi sağlanmasını güvence altına alıyoruz.

14. Saklama Süresi

Bu politikada aksi belirtilmedikçe, kişisel verileri yalnızca ilgili amaç için gerekli olduğu veya yasal saklama yükümlülükleri bulunduğu sürece saklarız: • Sunucu günlük dosyaları: birkaç gün ile birkaç hafta arası, ardından silinir veya anonimleştirilir • İstatistiksel erişim verileri (madde 4.1): 25 aya kadar; ilgili gün sona erdiğinde artık hiçbir kişiyle ilişkilendirilemez • İletişim ve demo talepleri: talebiniz tamamen sonuçlandırılana kadar, ardından yasal bir saklama yükümlülüğü bulunmadıkça silinir • Kötüye kullanımı önlemeye yönelik IP adresleri (rate limiting): bir saatlik bir zaman penceresinde değerlendirilir • Oturum çerezi (giriş): en fazla 7 gün veya çıkış yapılana kadar • Kullanıcı hesapları ve müşteri adına işlenen platform verileri: müşteri şirket tarafından silinene veya ilgili iş ilişkisi sona erene kadar (bkz. madde 7) • Analiz verileri (Google Analytics, yalnızca onayla): orada yapılandırılan saklama sürelerine göre • Hata teşhis verileri (Sentry): düzenli olarak otomatik şekilde silinir; session replay kayıtları yalnızca bir hata oluştuğunda ve web sitesi ziyaretçileri için yalnızca onayınızla oluşur

15. Veri Koruma Görevlisi

Almanya Federal Veri Koruma Kanunu'nun (BDSG) 38. maddesindeki yasal koşullar şu anda tarafımızda karşılanmadığından, halihazırda bir veri koruma görevlisi atanmamıştır. Bu koşulların değişmesi halinde, gecikmeksizin bir veri koruma görevlisi atayacak ve bu politikayı buna göre güncelleyeceğiz.

16. Gizlilik Politikasındaki Değişiklikler

Bu gizlilik politikasını, her zaman güncel yasal gereksinimlere uygun olması veya hizmetlerimizdeki değişiklikleri uygulamak için zaman zaman güncelleme hakkımızı saklı tutarız.