Kozmetikte Formül Yönetimi: Formülleri Dijital Olarak Geliştirmek, Versiyonlamak ve Onaylamak

Excel ilk denemeler için hızlı ve esnektir. Birden fazla formülatör, çok sayıda varyant ve paralel projelerle tipik sorunlar ortaya çıkar: dosyalar kopyalanır, dosya adı versiyon mantığı yerine geçer, hammadde verileri birden fazla yerde tutulur ve test sonuçları ayrı klasörlerde durur.

“Hangi formül güncel ve hangi veriler ona ait?” sorusunu yanıtlamak gereksiz yere zorlaşır. En geç bir müşteri, bir denetçi veya güvenlik değerlendiricisi sorduğunda bu zaman kaybettirir.

Bir formül yönetiminde formül satırlardan oluşur: hammadde ve ağırlıkça yüzde oranı. Hammaddeler her formülde yeniden yazılmak yerine INCI adı, CAS numarası, bileşim ve tedarikçi teklifleriyle ortak bir katalogdan gelir. Hammaddedeki bir bilgi değişirse her yerde güncellenir.

Bu bir kolaylıktan fazlasıdır. Kozmetik Tüzüğü’nün Ek I’i güvenlik raporunda, mümkünse INCI ve CAS ile maddelerin kimyasal kimliği ve amaçlanan işlevleri dahil olmak üzere nitel ve nicel bileşimi ister. Bu verileri hammadde üzerinde tutan, rapor için yeniden toplamak zorunda kalmaz.

VYVA’da formülü değiştiren her kayıt, kendi formül numarasıyla yeni bir versiyon oluşturur. Önceki durumlar, hammaddeler ve oranlarla birlikte, oluşturulma zamanı ve oluşturan kişiyle anlık görüntü olarak saklanır. Varyantlar belirli bir versiyondan dallanır; böylece bir proje birden fazla geliştirme hattını paralel izleyebilir. Geçmiş liste yerine bir grafik olarak görünür.

Ayrıca her formülün bir durumu vardır: taslak, testte, incelemede, onaylı, nihai veya iptal. Böylece neyin üzerinde çalışıldığı ve neyin geçerli olduğu bir bakışta anlaşılır.

Oranlardan ve hammadde fiyatlarından formülün kilogram fiyatı çıkar. Bir parti büyüklüğü girildiğinde VYVA her hammaddenin miktarını ve tüm partinin maliyetini hesaplar. Bir hammadde için kademeli fiyatlı bir tedarikçi teklifi varsa VYVA, gereken miktara uyan kademenin fiyatını kullanır.

Böylece bir varyantın maliyeti yalnızca müşteri teklifi hesaplanırken değil, daha geliştirme aşamasında görünür.

Formül ürün spesifikasyonunu taşır: hedef pH, viskozite aralığı, görünüm, renk ve koku. Partiler ve test numuneleri bununla karşılaştırılır; spesifikasyon üretim ve test protokollerinde ölçülen değerlerin yanında görünür. Ağırlıkça yüzdenin doğru kütleye dönüşmesi için gram veya mililitre cinsinden dolum miktarı ve yoğunluk da eklenir.

Üretim protokolü hazırlamayı su fazı ve yağ fazı gibi fazlara ve adımlarına ayırır. Böylece formül, bir partinin izlenebilir biçimde üretilebileceği bir talimata dönüşür.

Bir bileşenin hukuki durumu, örneğin bir yasak, yeni bir azami konsantrasyon, bir etiketleme yükümlülüğü veya bir kullanım kısıtlaması nedeniyle değişirse VYVA bunu etkilenen formüllerde risk düzeyi ve işlem durumuyla birlikte bir uyarı olarak gösterir. Bu bir mevzuat değerlendirmesinin yerini tutmaz, ancak etkilenen bir formülün gözden kaçmasını önler.

Stabilite, ambalaj uyumu, duyusal değerlendirme ve mikrobiyoloji için test protokolleri formüle ve partiye aittir. Müşterilere numune onayları aynı yerde yönetilir. Birden fazla kişi bir formülü aynı anda düzenlediğinde VYVA kimin hangi alanı düzenlediğini canlı olarak gösterir.

Tekrarlanan temel formüller hammaddeler, uyum bağlamı ve üretim adımlarıyla birlikte şablon olarak kaydedilip yeni projelerde yeniden kullanılabilir.

VYVA’da bir onay bir kontrol listesini izler ve bir kararla biter: onaylandı, koşullu onaylandı, revizyon gerekli veya reddedildi; gerekçe ve imzayla. Kapanışta VYVA kararın dayandığı versiyonu kaydeder. Açık kritik uyum uyarılarına rağmen olumlu bir karar ancak yazılı gerekçeyle mümkündür.

Şirket içi onayın ardından müşterinin onayı gelebilir: formül müşteri portalı üzerinden gönderilir ve müşteri onu orada onaylar veya reddeder.