Datenschutzerklärung
Stand: September 2026
1. Verantwortlicher
VYVA GbR Sedat Yasar, Felix-Nekir Frank Sternengasse 15 68307 Mannheim, Deutschland E-Mail: vyva@outlook.de Telefon: +49 151 21995819
2. Geltungsbereich dieser Erklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere öffentliche Website (vyva.world) sowie für die Kontaktaufnahme mit uns, etwa über unser Kontakt- oder Demo-Formular oder bei der Registrierung eines Nutzerkontos. Insoweit sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung Ihrer Daten. Wenn Sie die VYVA-Plattform als von einem Unternehmen eingeladene Person nutzen (z. B. als Mitarbeiter:in eines Kunden oder als eingeladene:r Portal-Nutzer:in), verarbeiten wir die dort eingegebenen oder hochgeladenen Daten (etwa Rezeptur-, Rohstoff- oder Chargendaten sowie Namen und Kontaktdaten von Ansprechpersonen) ausschließlich im Auftrag und nach Weisung dieses Unternehmens. Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist in diesem Fall das jeweilige Kundenunternehmen, nicht VYVA; die Einzelheiten regelt der zwischen VYVA und dem Kundenunternehmen geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Ziffer 7 erläutert diese Konstellation näher.
3. Grundsätze der Datenverarbeitung
Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist, eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt oder Sie eingewilligt haben. Die Erhebung und Verwendung darüber hinausgehender Daten (z. B. für Analyse-Tools) erfolgt nur nach Ihrer vorherigen, ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner.
4. Datenverarbeitung bei Nutzung unserer Website
4.1 Server-Log-Dateien
Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen erfasst und in sogenannten Server-Log-Dateien gespeichert: • Browsertyp und -version • Verwendetes Betriebssystem • Referrer URL • IP-Adresse des zugreifenden Rechners • Uhrzeit der Serveranfrage Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und dienen der Sicherstellung eines reibungslosen und sicheren Betriebs der Website sowie statistischen Auswertungen zur Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für diese Statistik werten wir beim Aufruf einer Seite unseres öffentlichen Webauftritts serverseitig aus: die aufgerufene Seite, die Domain der verweisenden Website (ohne Pfad oder Suchbegriffe), Kampagnenparameter in der Adresse (utm_*), die Sprachversion und das aus der IP-Adresse abgeleitete Herkunftsland. Damit Besucher innerhalb eines Tages nicht mehrfach gezählt werden, bilden wir aus IP-Adresse, Browserkennung und einem täglich neu erzeugten Zufallswert eine anonyme Kennung. Der Zufallswert wird nach Ablauf des Tages gelöscht, sodass die Kennung weder zurückgerechnet noch mit anderen Tagen verknüpft werden kann. Die IP-Adresse selbst wird dafür nicht gespeichert. Es findet keine personenbezogene Auswertung und keine dauerhafte Wiedererkennung (kein Fingerprinting) statt; hierfür setzen wir weder Cookies noch Skripte in Ihrem Browser ein. Die Länderzuordnung erfolgt lokal auf unserem Server mit einer Datenbank von DB-IP (db-ip.com), ohne dass Daten an Dritte übermittelt werden. Dabei speichern wir von der Browserkennung nur die Browser- und Betriebssystemfamilie (z. B. „Chrome“, „Windows“) und den Gerätetyp (Desktop, Mobil, Tablet), ohne Versionsnummern. Aufrufe durch Suchmaschinen und andere automatisierte Programme (Crawler) sowie Aufrufe nicht vorhandener Seiten (Fehler 404) erfassen wir gesondert mit aufgerufenem Pfad (ohne Parameter), Zeitpunkt, Herkunftsland und erkanntem Crawler-Namen bzw. Browserfamilie, um fehlerhafte Verweise und Angriffsversuche zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auch hierfür wird die IP-Adresse nicht gespeichert. Diese Einträge löschen wir nach 100 Tagen. Für einzelne Funktionen setzen wir zudem Cookies bzw. vergleichbare Speichertechnologien ein. Technisch notwendige Cookies verwenden wir ohne Einwilligung; alle darüber hinausgehenden Cookies und Techniken (z. B. Analyse-Tools, Session Replay, Feedback-Formular) aktivieren wir erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link "Cookie-Einstellungen" im Footer widerrufen. Details zu den einzelnen Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie. Für angemeldete Nutzer unserer Plattform sind Fehlerprotokollierung, Session Replay (nur bei Auftreten eines Fehlers; die Aufzeichnung zeigt die Seite mit den angezeigten Inhalten, Eingaben und Bildern, Passwortfelder ausgenommen) und das Feedback-Formular Bestandteil des Plattformbetriebs und ohne gesonderte Einwilligung über den Cookie-Banner aktiv. Zudem erfassen wir für jedes Nutzerkonto pro Tag die Anzahl der Anmeldungen sowie den Zeitpunkt der ersten und letzten Nutzung; diese Daten löschen wir nach 13 Monaten.
5. Kontaktformular und Demo-Anfrage
Wenn Sie uns über das Kontaktformular, das Demo-Anfrage-Formular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (u. a. Name, E-Mail-Adresse, ggf. Unternehmen, Telefonnummer, Rolle und Ihre Nachricht) zum Zweck der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung an uns gerichteter Anfragen). Zusätzlich erfassen wir bei diesen Formularen automatisiert die aufgerufene Seite, eine grob kategorisierte Herkunft des Zugriffs (z. B. Suchmaschine, soziales Netzwerk, KI-Assistent) sowie ggf. in der URL enthaltene UTM-Kampagnenparameter, um nachzuvollziehen, über welche Kanäle Anfragen bei uns eingehen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Wirksamkeitsmessung unserer eigenen Marketingmaßnahmen; hierbei werden keine geräteübergreifenden Profile gebildet und keine Daten an Dritte zu Werbezwecken weitergegeben. Zur Vermeidung von Missbrauch (automatisierte Massenanfragen) werten wir die IP-Adresse der anfragenden Person für ein Zeitfenster von einer Stunde aus, um die Anzahl der Anfragen pro IP-Adresse zu begrenzen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) am Schutz unserer Formulare und unserer E-Mail-Versandreputation vor Missbrauch. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach Abschluss der jeweiligen Kommunikation, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6. Registrierung, Login und Einladungen
Für die Nutzung der VYVA-Plattform ist ein Nutzerkonto erforderlich. Der Zugang erfolgt regelmäßig durch Einladung eines Kundenunternehmens; dabei verarbeiten wir die von der einladenden Organisation angegebene E-Mail-Adresse sowie die von Ihnen bei der Registrierung angegebenen Daten (u. a. Name, Ihr gewähltes Passwort in gehashter, nicht rückführbarer Form). Beim Login setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das Sie für die Dauer von bis zu 7 Tagen angemeldet hält. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags) bzw., soweit die Einladung durch ein Kundenunternehmen erfolgt, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Zugangsverwaltung) in Verbindung mit unserem Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem jeweiligen Kundenunternehmen. Einladungs- und Passwort-Zurücksetzen-E-Mails versenden wir über unseren E-Mail-Dienstleister Resend (siehe Ziffer 13). Kontodaten werden gelöscht bzw. deaktiviert, wenn das zugehörige Nutzerkonto durch das Kundenunternehmen entfernt wird oder die Geschäftsbeziehung endet.
7. Nutzung der Plattform als eingeladene Person (Auftragsverarbeitung)
Sobald Sie sich mit Ihrem Nutzerkonto anmelden und die Plattform im Rahmen einer Organisation nutzen, verarbeiten wir sämtliche dort eingegebenen oder hochgeladenen Inhalte (z. B. Formulierungen, Rohstoffdaten, Chargendokumentation, Testprotokolle, Dateien und Anhänge sowie darin enthaltene personenbezogene Daten) ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kundenunternehmens. Wir treffen hierzu die im Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Kundenunternehmen vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Für Auskünfte, Berichtigungen oder Löschungen zu Daten, die im Rahmen einer solchen Organisation verarbeitet werden, wenden Sie sich bitte zunächst an das für Sie zuständige Kundenunternehmen; dieses ist als Verantwortlicher zur Beantwortung Ihrer Anfrage verpflichtet und kann uns entsprechend anweisen.
8. Automatisierte Verarbeitung und Künstliche Intelligenz
Einzelne Funktionen der VYVA-Plattform (z. B. Vorschläge für alternative Rohstoffe oder automatisierte Compliance-Hinweise) beruhen auf regelbasierten Algorithmen und dem Abgleich mit hinterlegten Datenbanken, nicht auf generativer künstlicher Intelligenz, die personenbezogene Daten verarbeitet oder eigenständig Inhalte über Personen erzeugt. Es findet derzeit keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Sollten wir künftig Funktionen einführen, die auf generativer KI beruhen oder personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter zur Verarbeitung übermitteln, werden wir diese Erklärung vor Inbetriebnahme entsprechend aktualisieren und Sie, soweit erforderlich, gesondert informieren.
9. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten: • Recht auf Auskunft • Recht auf Berichtigung oder Löschung • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung • Recht auf Datenübertragbarkeit • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Soweit Ihre Daten im Rahmen einer Organisation gemäß Ziffer 7 verarbeitet werden, richten Sie Ihre Anfrage bitte zunächst an das jeweilige Kundenunternehmen als Verantwortlichen.
10. Datensicherheit
Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete TLS-Verfahren (Transport Layer Security) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Unsere Server stehen in einem ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland; dort gespeicherte Daten werden verschlüsselt abgelegt.
11. Analyse- und Trackingtools
Sofern Sie über unseren Cookie-Banner eingewilligt haben, setzen wir Google Analytics und/oder den Google Tag Manager ein, Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ("Google"). Diese Dienste ermöglichen es uns, das Nutzungsverhalten auf unserer Website zu analysieren (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft des Zugriffs). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Einwilligung werden diese Dienste nicht geladen. Dabei kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an Google-Server außerhalb der EU/des EWR, unter anderem in die USA, kommen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner bzw. den Link "Cookie-Einstellungen" im Footer mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
12. Fehler- und Leistungsüberwachung (Sentry)
Wir setzen eine von uns selbst betriebene Instanz des Dienstes Sentry zur technischen Fehlererkennung und Leistungsüberwachung unserer Plattform ein; die Datenübertragung erfolgt über einen von uns selbst betriebenen Tunnel und nicht an einen fremden Sentry-Betreiber. Dabei werden technische Informationen wie Fehlermeldungen, Absturzberichte und Performance-Kennzahlen erfasst; IP-Adressen und sonstige Standard-Metadaten werden dabei nicht übermittelt. Rechtsgrundlage für diese reine Fehler- und Leistungserfassung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer funktionsfähigen, sicheren und fehlerfreien Plattform. Zusätzlich setzen wir eine Session-Replay-Funktion (Bildschirmaufzeichnung bei technischen Fehlern) sowie ein Feedback-Formular mit optionaler Screenshot-Funktion ein. Tritt ein technischer Fehler auf, zeichnet Session Replay die Sitzung im Zeitraum vor und nach diesem Fehler so auf, wie sie im Browser dargestellt wurde, einschließlich angezeigter Texte, Eingaben und Bilder; Passwortfelder werden stets ausgeblendet. Ohne Fehler wird keine Aufzeichnung übermittelt. Die Aufzeichnungen werden ausschließlich auf unserer eigenen Sentry-Instanz gespeichert und nur zur Analyse und Behebung von Fehlern verwendet. Für Besucher unserer Website werden beide Funktionen erst aktiviert, nachdem Sie über unseren Cookie-Banner ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); ohne Ihre Einwilligung werden weder Bildschirmaufzeichnungen erstellt noch das Feedback-Formular geladen. Für angemeldete Nutzer unserer Plattform sind beide Funktionen Bestandteil des Plattformbetriebs und ohne gesonderte Einwilligung über den Cookie-Banner aktiv. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner bzw. den Link "Cookie-Einstellungen" im Footer mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
13. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die uns beim Betrieb und der Weiterentwicklung unserer Website und Plattform unterstützen und personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO), insbesondere: • Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Hosting und Infrastruktur unserer Website und Anwendung in einem Rechenzentrum in Deutschland • Resend, Inc., USA – Versand von E-Mails (z. B. Beantwortung von Kontaktanfragen, Einladungen, Passwort-Zurücksetzen) • Fehler- und Leistungsüberwachung: eine selbst betriebene Sentry-Instanz auf unserer eigenen Infrastruktur (siehe Ziffer 12), kein Zugriff durch einen fremden Anbieter • Google Ireland Limited – Analyse-Tools, ausschließlich nach Ihrer Einwilligung (siehe Ziffer 11) Soweit hierbei Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden (insbesondere an Resend in den USA), stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, etwa durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln mit dem jeweiligen Anbieter.
14. Speicherdauer
Sofern in dieser Erklärung nicht anders angegeben, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen: • Server-Log-Dateien: wenige Tage bis Wochen, danach Löschung oder Anonymisierung • Statistische Zugriffsdaten (Ziffer 4.1): bis zu 25 Monate; sie sind bereits nach Ablauf des jeweiligen Tages keiner Person mehr zuordenbar • Kontakt- und Demo-Anfragen: bis zur vollständigen Bearbeitung Ihrer Anfrage, anschließend Löschung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht • IP-Adressen zur Missbrauchsprävention (Rate-Limiting): Auswertung für ein Zeitfenster von einer Stunde • Sitzungs-Cookie (Login): bis zu 7 Tage bzw. bis zum Logout • Nutzerkonten und im Auftrag verarbeitete Plattform-Daten: bis zur Löschung durch das Kundenunternehmen bzw. bis zum Ende der jeweiligen Geschäftsbeziehung (siehe Ziffer 7) • Analyse-Daten (Google Analytics, nur nach Einwilligung): entsprechend den dort konfigurierten Aufbewahrungsfristen • Fehlerdiagnosedaten (Sentry): werden regelmäßig automatisiert gelöscht; Session-Replay-Aufzeichnungen entstehen nur bei Auftreten eines Fehlers, bei Besuchern der Website zudem nur nach Ihrer Einwilligung
15. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nach § 38 BDSG bei uns aktuell nicht vorliegen. Sollten sich diese Voraussetzungen ändern, werden wir unverzüglich einen Datenschutzbeauftragten benennen und diese Erklärung entsprechend aktualisieren.
16. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen.