Rezepturverwaltung für Kosmetik: Rezepturen digital entwickeln, versionieren und freigeben

Excel ist für erste Versuche schnell und flexibel. Mit mehreren Entwicklern, vielen Varianten und parallelen Projekten entstehen aber typische Probleme: Dateien werden kopiert, der Dateiname dient als Versionslogik, Rohstoffdaten werden mehrfach gepflegt und Prüfergebnisse liegen in getrennten Ordnern.

Die Frage „Welche Rezeptur ist aktuell und welche Daten gehören zu ihr?“ wird dann unnötig schwer zu beantworten. Spätestens wenn ein Kunde, ein Auditor oder der Sicherheitsbewerter nachfragt, kostet das Zeit.

In einer Rezepturverwaltung besteht eine Rezeptur aus Zeilen: Rohstoff und Anteil in Gewichtsprozent. Die Rohstoffe kommen aus einem gemeinsamen Katalog mit INCI-Bezeichnung, CAS-Nummer, Zusammensetzung und Lieferantenangeboten, statt in jeder Rezeptur neu abgetippt zu werden. Ändert sich eine Angabe am Rohstoff, ist sie überall aktuell.

Das ist mehr als Bequemlichkeit. Anhang I der Kosmetikverordnung verlangt im Sicherheitsbericht die qualitative und quantitative Zusammensetzung, einschließlich der chemischen Identität der Stoffe mit INCI und CAS, wenn möglich, und ihrer Funktion. Wer diese Daten sauber am Rohstoff führt, muss sie für den Bericht nicht neu zusammensuchen.

In VYVA erzeugt jede Speicherung, die die Rezeptur verändert, eine neue Version mit eigener Rezepturnummer. Frühere Stände bleiben als Momentaufnahme mit Rohstoffen und Anteilen erhalten, zusammen mit dem Zeitpunkt und der Person, die sie angelegt hat. Varianten zweigen von einer bestimmten Version ab, sodass ein Projekt mehrere Entwicklungsstränge parallel verfolgen kann; die Historie erscheint als Graph statt als Liste.

Dazu kommt ein Status pro Rezeptur: Entwurf, in Prüfung, im Review, freigegeben, final oder verworfen. So ist auf einen Blick klar, woran gearbeitet wird und was gilt.

Aus den Anteilen und den Rohstoffpreisen ergibt sich der Preis pro Kilogramm der Rezeptur. Gibt man eine Chargengröße an, rechnet VYVA die Menge jedes Rohstoffs und die Kosten der gesamten Charge. Liegt für einen Rohstoff ein Lieferantenangebot mit Staffelpreisen vor, rechnet VYVA mit dem Preis der Staffel, die zur benötigten Menge passt.

So lässt sich schon in der Entwicklung sehen, was eine Variante kostet, und nicht erst bei der Kalkulation für den Kunden.

An der Rezeptur steht die Produktspezifikation: Ziel-pH, Viskositätsbereich, Aussehen, Farbe und Geruch. Sie ist der Maßstab, an dem Charge und Prüfmuster gemessen werden, und erscheint in Herstell- und Prüfprotokollen neben den gemessenen Werten. Dazu kommen Füllmenge in Gramm oder Milliliter und Dichte, damit aus Gewichtsprozent die richtige Masse wird.

Das Herstellprotokoll gliedert den Ansatz in Phasen wie Wasser- und Ölphase mit ihren Schritten. So wird aus der Rezeptur eine Anleitung, nach der sich eine Charge nachvollziehbar herstellen lässt.

Ändert sich die Rechtslage für einen Inhaltsstoff, etwa durch ein Verbot, eine neue Höchstkonzentration, eine Kennzeichnungspflicht oder eine Anwendungsbeschränkung, zeigt VYVA das als Hinweis an den betroffenen Rezepturen, mit Risikostufe und Bearbeitungsstatus. Das ersetzt keine regulatorische Bewertung, sorgt aber dafür, dass keine betroffene Rezeptur übersehen wird.

Prüfprotokolle für Stabilität, Verpackungsverträglichkeit, Sensorik und Mikrobiologie gehören zu Rezeptur und Charge. Musterfreigaben an Kunden werden an derselben Stelle geführt. Bearbeiten mehrere Personen gleichzeitig eine Rezeptur, zeigt VYVA live an, wer gerade welches Feld bearbeitet.

Wiederkehrende Grundrezepturen lassen sich als Vorlage speichern, mit Rohstoffen, Compliance-Kontext und Herstellschritten, und für neue Projekte wiederverwenden.

Eine Freigabe in VYVA folgt einer Checkliste und endet mit einer Entscheidung: freigegeben, freigegeben mit Auflagen, Überarbeitung nötig oder abgelehnt, mit Begründung und Unterschrift. Beim Abschluss hält VYVA die Version fest, auf der die Entscheidung beruht. Eine positive Entscheidung trotz offener kritischer Compliance-Hinweise ist nur mit schriftlicher Begründung möglich.

Auf die interne Freigabe kann die Freigabe durch den Kunden folgen: Die Rezeptur wird über das Kundenportal gesendet, und der Kunde gibt sie dort frei oder lehnt sie ab.