ERP für Kosmetikhersteller: Was ein ERP-System abdeckt und wo die Produktentwicklung beginnt

Ein ERP (Enterprise Resource Planning) bildet die kaufmännischen und operativen Abläufe eines Unternehmens ab. In der Kosmetikherstellung sind das vor allem Einkauf und Lieferantenbestellungen, Lagerführung für Rohstoffe, Packmittel und Fertigware, Produktionsplanung mit Stücklisten und Herstellaufträgen, Chargenverwaltung, Verkauf, Versand und Finanzbuchhaltung.

Branchenlösungen für die Prozessindustrie ergänzen das um Funktionen, die ein allgemeines ERP nicht mitbringt: Rezepturen statt reiner Stücklisten, Mindesthaltbarkeit und Verfallsdaten im Lager, Chargenrückverfolgung vom Rohstoff bis zum ausgelieferten Produkt und Unterstützung für eine Dokumentation nach Kosmetik-GMP (ISO 22716).

Prüfen Sie zuerst die Rückverfolgbarkeit: Lässt sich zu einer ausgelieferten Charge jede eingesetzte Rohstoffcharge finden und umgekehrt? Das ist die Grundlage für einen Rückruf und wird in Audits abgefragt.

Prüfen Sie dann die Rezepturlogik. Kosmetik wird in Prozent und Phasen formuliert, produziert wird in Kilogramm je Ansatz. Ein geeignetes System rechnet zwischen beidem um, berücksichtigt Ausbeute und Überfüllung und verwaltet mehrere gültige Versionen einer Rezeptur.

Weitere Punkte sind Mindesthaltbarkeit und Sperrbestände, Lohnherstellung mit beigestellten Materialien, Anbindung an Onlineshop oder Handel sowie der Aufwand für Einführung und Anpassung. Bei kleineren Herstellern entscheidet oft der letzte Punkt.

Ein ERP erwartet Stammdaten, die feststehen. Entwicklung ist das Gegenteil: Eine Rezeptur durchläuft viele Varianten, die meisten werden verworfen. Zu jeder Variante gehören Laborchargen, Beobachtungen, Stabilitäts- und Belastungstests, Kostenstände, Rohstoffalternativen und eine regulatorische Einschätzung.

Diese Daten haben im ERP keinen natürlichen Platz. In der Praxis landen sie in Tabellen, Laborbüchern und E-Mail-Verläufen. Das Ergebnis ist bekannt: Niemand kann sicher sagen, welche Version getestet wurde, warum ein Rohstoff ersetzt wurde oder welche Unterlagen zur freigegebenen Rezeptur gehören.

Sinnvoll ist eine klare Arbeitsteilung. Das Entwicklungssystem führt alles bis zur Freigabe: Briefing, Rezepturversionen, Rohstoffdaten mit INCI und Grenzwerten, Tests und Freigabeentscheidung. Mit der Freigabe gehen genau die Daten an das ERP, die es für Einkauf und Produktion braucht: Rezeptur als Stückliste, Rohstoffe, Herstellanweisung.

Drei Fragen sollten vor einer Einführung beantwortet sein. Welches System ist für welches Datenobjekt führend? Was löst die Übergabe aus? Und was passiert im ERP, wenn sich eine freigegebene Rezeptur später ändert?

Sehr kleine Hersteller mit wenigen Produkten kommen häufig mit einem schlanken ERP oder einer Warenwirtschaft und sauber geführten Rezepturtabellen aus. Sobald mehrere Personen entwickeln, Kundenprojekte parallel laufen oder Audits anstehen, wird die Entwicklung zum Engpass und ein eigenes System lohnt sich.

Lohnhersteller trifft das früher als Marken: Sie entwickeln für viele Auftraggeber gleichzeitig, müssen deren Rezepturen strikt trennen und Muster, Freigaben und Änderungen je Kunde nachweisen können.

VYVA ist kein ERP. Die Plattform deckt die Produktentwicklung ab: Projekte und Briefings, Rezepturen mit Versionen, Rohstoff- und INCI-Daten, Tests und Stabilität, Herstellprotokolle und Chargen aus der Entwicklung, Freigaben und ein Kundenportal. Einkauf, Lager, Auftragsabwicklung und Buchhaltung bleiben im ERP. Eine API für die Übergabe freigegebener Daten an ein ERP ist geplant, aber noch nicht verfügbar. Welche Daten in welchem System geführt werden, legen wir in der Einführung gemeinsam fest.