ERP para fabricantes de cosméticos: qué cubre un sistema ERP y dónde empieza el desarrollo de producto

Un ERP (Enterprise Resource Planning) representa los procesos comerciales y operativos de una empresa. En la fabricación de cosméticos se trata sobre todo de compras y pedidos a proveedores, gestión de almacén de materias primas, envases y producto terminado, planificación de la producción con listas de materiales y órdenes de fabricación, gestión de lotes, ventas, expediciones y contabilidad financiera.

Las soluciones sectoriales para la industria de procesos añaden funciones que un ERP genérico no trae: fórmulas en lugar de simples listas de materiales, vida útil y fechas de caducidad en el almacén, trazabilidad de lotes desde la materia prima hasta el producto entregado y apoyo a una documentación conforme a las BPF cosméticas (ISO 22716).

Compruebe primero la trazabilidad: para un lote entregado, ¿se puede encontrar cada lote de materia prima utilizado, y a la inversa? Es la base de una retirada y lo que se pregunta en las auditorías.

Compruebe después la lógica de fórmulas. La cosmética se formula en porcentajes y fases, pero se produce en kilogramos por lote. Un sistema adecuado convierte entre ambos, tiene en cuenta el rendimiento y el sobrellenado, y gestiona varias versiones válidas de una fórmula.

Otros puntos son la vida útil y las existencias bloqueadas, la fabricación a terceros con materiales aportados por el cliente, la conexión con la tienda en línea o el comercio, y el esfuerzo de implantación y adaptación. En los fabricantes pequeños, este último punto suele ser decisivo.

Un ERP espera datos maestros estables. El desarrollo es lo contrario: una fórmula pasa por muchas variantes y la mayoría se descarta. Cada variante lleva consigo lotes de laboratorio, observaciones, pruebas de estabilidad y de eficacia conservante, estados de coste, alternativas de materias primas y una valoración regulatoria.

Esos datos no tienen un lugar natural en el ERP. En la práctica acaban en hojas de cálculo, cuadernos de laboratorio e hilos de correo. El resultado es conocido: nadie puede decir con seguridad qué versión se ensayó, por qué se sustituyó una materia prima o qué documentos pertenecen a la fórmula aprobada.

Lo sensato es un reparto claro de tareas. El sistema de desarrollo gestiona todo hasta la aprobación: briefing, versiones de fórmula, datos de materias primas con INCI y límites, ensayos y decisión de aprobación. Con la aprobación pasan al ERP exactamente los datos que necesita para compras y producción: la fórmula como lista de materiales, las materias primas y la instrucción de fabricación.

Tres preguntas deberían estar respondidas antes de una implantación. ¿Qué sistema es responsable de qué objeto de datos? ¿Qué desencadena el traspaso? ¿Y qué ocurre en el ERP cuando una fórmula aprobada cambia más adelante?

Los fabricantes muy pequeños con pocos productos suelen arreglarse con un ERP ligero o un sistema de gestión de mercancías y hojas de fórmulas bien llevadas. En cuanto desarrollan varias personas, corren en paralelo proyectos de clientes o se acercan auditorías, el desarrollo se convierte en el cuello de botella y un sistema propio compensa.

A los fabricantes a terceros les ocurre antes que a las marcas: desarrollan para muchos clientes a la vez, deben separar estrictamente sus fórmulas y tienen que poder acreditar muestras, aprobaciones y cambios por cliente.

VYVA no es un ERP. La plataforma cubre el desarrollo de producto: proyectos y briefings, fórmulas con versiones, datos de materias primas e INCI, ensayos y estabilidad, protocolos de fabricación y lotes de desarrollo, aprobaciones y un portal de clientes. Compras, almacén, gestión de pedidos y contabilidad permanecen en el ERP. Está prevista una API para traspasar los datos aprobados a un ERP, pero aún no está disponible. Qué datos se gestionan en qué sistema se define conjuntamente durante la implantación.