Comparativa de software para cosmética: situar correctamente las herramientas de I+D, PLM, ERP y gestión de proyectos

El ERP se centra en los recursos y las transacciones operativas. La gestión de proyectos se centra en las tareas y los plazos. El software de formulación se centra en el trabajo de formulación. El PLM o las plataformas de I+D conectan los datos de producto y de desarrollo a través de varios pasos del proceso. Una comparación solo tiene sentido cuando se contrastan sistemas de la misma clase de problema.

En el desarrollo cosmético, las formulaciones, las materias primas comerciales, las relaciones INCI, los lotes de laboratorio, la estabilidad y las evaluaciones regulatorias son objetos centrales. Cuantos más de estos elementos comprenda un sistema de forma nativa, menos necesidad habrá de reconstruir la lógica técnica mediante campos libres, adjuntos o tablas externas.

Una demostración debería poner a prueba flujos de trabajo reales: ¿cómo se convierte un briefing en una variante de formulación? ¿Cómo se sustituye una materia prima? ¿Cómo quedan vinculados los resultados de las pruebas a la versión correcta? ¿Qué ocurre en una aprobación? Este tipo de escenarios de extremo a extremo revela más rápido que las listas de funciones si un sistema encaja con la forma de trabajar del equipo.

Según el tamaño de la empresa y el alcance, pueden ser relevantes, por ejemplo, Coptis, Cosmetri, Trace One, COSMEDOS, Centric Software, VYVA u otros proveedores especializados de I+D/regulatorio. Esta mención no constituye, en ningún caso, una clasificación. Coptis se posiciona como un PLM cosmético consolidado, Cosmetri como una suite Product Manager/BPF específica para cosmética, Trace One como un PLM empresarial más amplio para varias industrias basadas en fórmulas, COSMEDOS (Klar Partner) como un software de cálculo de formulaciones consolidado con productos hermanos para laboratorio y fabricación, Centric Software como una suite de PLM empresarial global para varios sectores de bienes de consumo bajo el paraguas de Dassault Systèmes, y VYVA como una plataforma de I+D/PLM cosmética centrada. El encaje real debe comprobarse con información actual del proveedor y con los propios casos de uso.

Las marcas sin producción propia necesitan sobre todo una visión de conjunto de proyectos, briefings, estados de fórmula del fabricante a terceros, claims y documentación. Un ERP rara vez lo resuelve; un sistema de I+D con portal de clientes o vista de proyecto compartida, con mucha más probabilidad.

Los fabricantes con producción propia necesitan ambos: un ERP para compras, almacén, órdenes de producción y lotes, y un sistema de desarrollo para variantes de fórmula, ensayos y aprobaciones. Lo decisivo es el traspaso entre los dos.

Los fabricantes a terceros desarrollan para muchos clientes en paralelo. Para ellos, la separación estricta por cliente, las aprobaciones de muestras por cliente y los cambios acreditables cuentan más que cualquier función aislada.

Primero: anote de tres a cinco procesos que hoy consumen tiempo o generan errores, por ejemplo «sustituir una materia prima y encontrar todas las fórmulas afectadas». Segundo: asigne cada proceso a una categoría de software. Así se ve si busca un ERP, un sistema de desarrollo o ambos.

Tercero: forme una preselección de como máximo tres proveedores por categoría. Cuarto: pida a cada proveedor que muestre los mismos procesos con sus propios datos, no con datos de demostración. Quinto: además de las funciones, valore el esfuerzo de implantación, la migración de datos y quién mantendrá el sistema en el día a día.

El coste de las licencias es solo una parte de la decisión. También son relevantes la configuración, la migración, la formación, el mantenimiento duplicado, las interfaces y el esfuerzo de coordinación manual. Una herramienta barata puede resultar cara si los procesos centrales siguen teniendo que producirse fuera del sistema.