Gestión de fórmulas cosméticas: desarrollar, versionar y aprobar fórmulas de forma digital

Excel es rápido y flexible para los primeros ensayos. Con varios desarrolladores, muchas variantes y proyectos en paralelo aparecen problemas típicos: se copian archivos, el nombre del archivo hace de lógica de versiones, los datos de materias primas se mantienen varias veces y los resultados de ensayos están en carpetas separadas.

La pregunta «¿Qué fórmula es la actual y qué datos le pertenecen?» se vuelve innecesariamente difícil de responder. A más tardar cuando preguntan un cliente, un auditor o el evaluador de la seguridad, eso cuesta tiempo.

En una gestión de fórmulas, una fórmula se compone de líneas: materia prima y proporción en porcentaje en peso. Las materias primas proceden de un catálogo común con denominación INCI, número CAS, composición y ofertas de proveedores, en lugar de teclearse de nuevo en cada fórmula. Si cambia un dato de la materia prima, queda actualizado en todas partes.

Es más que comodidad. El anexo I del Reglamento de cosméticos exige en el informe sobre la seguridad la composición cualitativa y cuantitativa, incluida la identidad química de las sustancias con INCI y CAS cuando sea posible, y su función prevista. Quien mantiene estos datos en la materia prima no tiene que volver a reunirlos para el informe.

En VYVA, cada guardado que modifica la fórmula genera una nueva versión con su propio número de fórmula. Los estados anteriores se conservan como instantánea con materias primas y proporciones, junto con el momento y la persona que los creó. Las variantes se ramifican a partir de una versión concreta, de modo que un proyecto puede seguir varias líneas de desarrollo en paralelo; el historial aparece como un grafo en lugar de una lista.

Además, cada fórmula tiene un estado: borrador, en ensayo, en revisión, aprobada, final o descartada. Así queda claro de un vistazo en qué se trabaja y qué rige.

De las proporciones y los precios de las materias primas resulta el precio por kilogramo de la fórmula. Si se indica un tamaño de lote, VYVA calcula la cantidad de cada materia prima y el coste del lote completo. Si una materia prima tiene una oferta de proveedor con precios escalonados, VYVA usa el precio del tramo que corresponde a la cantidad necesaria.

Así se ve ya en el desarrollo cuánto cuesta una variante, y no solo al calcular el presupuesto para el cliente.

La fórmula lleva la especificación del producto: pH objetivo, rango de viscosidad, aspecto, color y olor. Es la referencia con la que se miden lotes y muestras de ensayo y aparece en los protocolos de fabricación y de ensayo junto a los valores medidos. Se añaden la cantidad de llenado en gramos o mililitros y la densidad, para que el porcentaje en peso se convierta en la masa correcta.

El protocolo de fabricación divide la elaboración en fases, como fase acuosa y fase oleosa, con sus pasos. Así, la fórmula se convierte en una instrucción con la que fabricar un lote de forma trazable.

Si cambia la situación jurídica de un ingrediente, por ejemplo por una prohibición, una nueva concentración máxima, una obligación de etiquetado o una restricción de uso, VYVA lo muestra como aviso en las fórmulas afectadas, con nivel de riesgo y estado de tramitación. No sustituye una evaluación regulatoria, pero evita que se pase por alto una fórmula afectada.

Los protocolos de ensayo de estabilidad, compatibilidad con el envase, evaluación sensorial y microbiología pertenecen a la fórmula y al lote. Las liberaciones de muestras a clientes se gestionan en el mismo lugar. Cuando varias personas editan una fórmula a la vez, VYVA muestra en directo quién está editando qué campo.

Las fórmulas base recurrentes pueden guardarse como plantilla, con materias primas, contexto de cumplimiento y pasos de fabricación, y reutilizarse en nuevos proyectos.

Una aprobación en VYVA sigue una lista de comprobación y termina con una decisión: aprobada, aprobada con condiciones, revisión necesaria o rechazada, con motivos y firma. Al cerrarla, VYVA registra la versión en la que se basa la decisión. Una decisión positiva pese a avisos de cumplimiento críticos abiertos solo es posible con una justificación escrita.

A la aprobación interna puede seguir la del cliente: la fórmula se envía a través del portal de clientes, y allí el cliente la aprueba o la rechaza.