Software para fabricantes cosméticos a terceros: proyectos de clientes, fórmulas y lotes
Para fabricantes por encargo que desarrollan de forma confidencial fórmulas para distintos clientes y necesitan una documentación estructurada que respalde procesos orientados a BPF.
Desarrollo multicliente con documentación trazable
Retos
Las fórmulas de distintos clientes deben separarse estrictamente, algo casi imposible de garantizar con carpetas de archivos.
La documentación de lotes conforme a BPF en papel es propensa a errores y difícil de verificar en auditorías.
Los clientes exigen cada vez más pruebas de la calidad del proceso y de la soberanía de los datos.
Los proyectos paralelos para distintos clientes complican la planificación de recursos.
Cómo ayuda VYVA
Espacios de datos y permisos de acceso específicos por cliente.
Documentación digital de lotes con fases, parámetros y desviaciones como base para procesos orientados a BPF.
Historiales trazables de cambios, decisiones y liberaciones.
Estructuras de proyecto claras con roles y permisos por cliente.
Así funciona en VYVA
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Solicitud y briefing por cliente
Cada solicitud de cliente se convierte en un proyecto con un briefing estructurado: requisitos de producto, claims, mercados, envase y calendario. Las fórmulas y los documentos de un cliente permanecen separados de los de otro.
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Desarrollar y calcular la fórmula
Las variantes se crean como versiones con el motivo del cambio. Los costes de materias primas, el INCI y los avisos regulatorios son visibles en la fórmula, de modo que una oferta se basa en el mismo estado que el desarrollo.
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Obtener la aprobación de la fórmula
Los clientes ven sus proyectos en el portal de clientes, revisan la fórmula con su lista INCI y la aprueban o la rechazan con un comentario. La decisión queda documentada con su fecha.
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Fabricar y documentar
Los protocolos de fabricación con fases, parámetros y desviaciones, así como los lotes, están vinculados a la versión de fórmula aprobada. Ante una auditoría o una reclamación, el camino de vuelta es trazable.
Un ejemplo del día a día
Un fabricante a terceros gestiona varios proyectos de clientes en paralelo. Para una crema de manos, un cliente pide tras la primera muestra otro sistema conservante. Desarrollo crea una nueva versión de fórmula con el motivo del cambio; el resumen de costes y la lista INCI cambian con ella. La nueva muestra se envía al cliente con lote y dirección de envío, y el cliente aprueba la versión en el portal. El protocolo de fabricación del lote remite exactamente a esa versión. Si más adelante surge una consulta sobre un lote, queda claro qué versión de fórmula, qué protocolo de fabricación y qué aprobación le corresponden.
Las áreas que utilizará
- Gestión de proyectos
- Un proyecto por pedido de cliente, con briefing, tareas y registro de tiempo por fase del proyecto.
- Desarrollo de formulaciones y control de versiones
- Versiones de fórmula por cliente, con resumen de costes y lista INCI como base de la oferta.
- Fabricación y lotes
- Protocolos de fabricación y lotes con fases, parámetros y desviaciones.
- Colaboración y roles/permisos
- Roles y permisos internos, además de accesos al portal de clientes para sus clientes.
Preguntas frecuentes
Seguir leyendo
Lo que verá en la demo
- Un proyecto de cliente desde el briefing hasta la primera versión de fórmula con resumen de costes.
- El portal de clientes tal como lo ve su cliente, incluida la aprobación y el rechazo con comentario.
- Un protocolo de fabricación con fases, parámetros y una desviación, y el lote correspondiente.