Faire fabriquer ses cosmétiques par un façonnier : processus, obligations et cahier des charges

Le règlement cosmétique européen définit comme fabricant celui qui fabrique un produit cosmétique, ou le fait concevoir ou fabriquer, et le commercialise sous son propre nom ou sa propre marque. Pour un produit fabriqué dans l’UE, ce fabricant est la personne responsable. Il peut confier ce rôle par mandat écrit à une autre personne établie dans l’UE, qui l’accepte par écrit.

Pour la marque, cela signifie qu’elle doit s’assurer, avant la mise sur le marché, qu’une évaluation de la sécurité a été réalisée et un rapport sur la sécurité établi, qu’un dossier d’information sur le produit est tenu, que le produit est notifié dans le CPNP et que l’étiquette porte les mentions obligatoires. Le façonnier fournit beaucoup de documents, mais la responsabilité reste celle de la marque.

Premièrement, élaborer l’idée et le cahier des charges. Deuxièmement, choisir un façonnier expérimenté dans la catégorie de produit. Troisièmement, développement et échantillons, généralement en plusieurs tours, jusqu’à ce que texture, parfum et performance conviennent. Quatrièmement, essais de stabilité, de conservation et, le cas échéant, de tolérance et d’emballage sur la version retenue.

Cinquièmement, évaluation de la sécurité et constitution du dossier d’information sur le produit. Sixièmement, créer l’étiquette et notifier le produit dans le CPNP. Septièmement, valider la formule et l’instruction de fabrication et produire le premier lot. Huitièmement, après le lancement, documenter correctement réassorts, modifications et réclamations.

Un cahier des charges décrit le produit de sorte que le façonnier puisse développer sans revenir avec des questions : idée et catégorie du produit, cible et type de peau, texture, application et parfum, actifs et allégations souhaités, ingrédients exclus, certifications visées, marchés cibles, emballage et contenance, positionnement prix, quantités et calendrier.

Plus ces informations sont précises, moins il faut de tours d’échantillons et plus il est facile de comparer les offres de différents façonniers. Consignez les modifications ultérieures du cahier des charges pour que chaque décision reste traçable.

Vérifiez si le façonnier développe lui-même ou se contente de remplir selon la formule d’un autre, s’il a l’expérience de votre catégorie de produit et quelles quantités minimales et capacités il propose. Demandez quels documents il fournit : méthode de fabrication, déclaration de bonnes pratiques de fabrication, rapports d’essai, données des matières premières.

La loi exige les bonnes pratiques de fabrication, pas un certificat délivré par un tiers. Un audit ou une auto-évaluation peut néanmoins valoir la peine. Réglez aussi, avant le début du développement, à qui appartient la formule et ce que deviennent les documents si vous changez de façonnier plus tard.

Il n’existe pas de prix fixes. Le coût dépend surtout de l’effort de développement et du nombre de tours d’échantillons, des matières premières et de l’emballage, des quantités minimales, des essais nécessaires, de l’évaluation de la sécurité, de la maquette et de l’impression.

Des offres comparables supposent un cahier des charges complet. Demandez séparément le développement, les essais, l’évaluation de la sécurité et le prix unitaire, pour voir quels postes sont uniques et lesquels reviennent à chaque lot.

Pour le dossier d’information sur le produit, la marque a besoin d’une description du produit, du rapport sur la sécurité, de la description de la méthode de fabrication avec une déclaration de bonnes pratiques de fabrication, des preuves des allégations et des informations sur les expérimentations animales. Pour l’étiquette, il lui faut la liste des ingrédients dans le bon ordre et les avertissements.

Convenez par contrat que le façonnier fournit ces documents par version et annonce à l’avance les changements de matières premières ou de fabrication. Sinon, le dossier ne correspondra bientôt plus au produit en rayon.

Des allégations apparaissent sur l’emballage avant que des preuves existent. L’étiquette est validée avant que la formule soit définitive. Le façonnier change une matière première sans prévenir la marque. Des échantillons sont validés par e-mail sans qu’on sache clairement de quelle version il s’agissait.

Dans tous les cas, le même remède aide : chaque validation se rapporte à une version de formule nommée, et chaque modification ultérieure est visible des deux côtés.

Si le façonnier utilise VYVA, la marque voit ses projets dans le portail client : statut, cahier des charges et la formule envoyée pour validation avec sa liste INCI et ses pourcentages. Elle y valide la formule ou la refuse avec un commentaire, et la décision est documentée avec sa date. Cela remplace l’envoi de fichiers isolés et rattache chaque validation à une version.