Gestion des formules cosmétiques : développer, versionner et valider des formules en numérique

Excel est rapide et souple pour les premiers essais. Avec plusieurs formulateurs, de nombreuses variantes et des projets en parallèle, des problèmes typiques apparaissent : les fichiers sont copiés, le nom de fichier sert de logique de version, les données matières premières sont tenues à plusieurs endroits et les résultats d’essais sont dans des dossiers séparés.

La question « Quelle formule est actuelle et quelles données lui appartiennent ? » devient inutilement difficile. Au plus tard quand un client, un auditeur ou l’évaluateur de la sécurité pose la question, cela coûte du temps.

Dans une gestion des formules, une formule se compose de lignes : matière première et proportion en pourcentage massique. Les matières premières proviennent d’un catalogue commun avec dénomination INCI, numéro CAS, composition et offres fournisseurs, au lieu d’être ressaisies dans chaque formule. Si une donnée de la matière première change, elle est à jour partout.

C’est plus qu’une commodité. L’annexe I du règlement cosmétique exige dans le rapport sur la sécurité la formule qualitative et quantitative, y compris l’identité chimique des substances avec INCI et CAS si possible, et leur fonction prévue. Qui tient ces données sur la matière première n’a pas à les rassembler de nouveau pour le rapport.

Dans VYVA, chaque enregistrement qui modifie la formule crée une nouvelle version avec son propre numéro de formule. Les états antérieurs sont conservés sous forme d’instantané avec matières premières et proportions, ainsi que la date et la personne qui les a créés. Les variantes se ramifient à partir d’une version précise, si bien qu’un projet peut suivre plusieurs pistes de développement en parallèle ; l’historique apparaît sous forme de graphe plutôt que de liste.

Chaque formule a en outre un statut : brouillon, en essai, en revue, validée, finale ou abandonnée. On voit ainsi d’un coup d’œil sur quoi on travaille et ce qui s’applique.

Les proportions et les prix des matières premières donnent le prix au kilogramme de la formule. Si l’on indique une taille de lot, VYVA calcule la quantité de chaque matière première et le coût du lot entier. Si une matière première dispose d’une offre fournisseur avec des prix par paliers, VYVA retient le prix du palier qui correspond à la quantité nécessaire.

On voit ainsi dès le développement ce que coûte une variante, et pas seulement lors du chiffrage pour le client.

La formule porte la spécification du produit : pH cible, plage de viscosité, aspect, couleur et odeur. C’est la référence à laquelle lots et échantillons d’essai sont comparés, et elle apparaît dans les protocoles de fabrication et d’essai à côté des valeurs mesurées. S’y ajoutent la contenance en grammes ou millilitres et la densité, pour que le pourcentage massique se traduise en la bonne masse.

Le protocole de fabrication découpe la préparation en phases, comme la phase aqueuse et la phase huileuse, avec leurs étapes. La formule devient ainsi une instruction permettant de fabriquer un lot de façon traçable.

Si la situation juridique d’un ingrédient change, par exemple du fait d’une interdiction, d’une nouvelle concentration maximale, d’une obligation d’étiquetage ou d’une restriction d’usage, VYVA l’affiche sous forme d’alerte sur les formules concernées, avec niveau de risque et état de traitement. Cela ne remplace pas une évaluation réglementaire, mais évite qu’une formule concernée passe inaperçue.

Les protocoles d’essai pour la stabilité, la compatibilité avec l’emballage, l’évaluation sensorielle et la microbiologie appartiennent à la formule et au lot. Les libérations d’échantillons aux clients sont gérées au même endroit. Lorsque plusieurs personnes modifient une formule en même temps, VYVA affiche en direct qui modifie quel champ.

Les formules de base récurrentes peuvent être enregistrées comme modèle, avec matières premières, contexte de conformité et étapes de fabrication, et réutilisées pour de nouveaux projets.

Une validation dans VYVA suit une checklist et se termine par une décision : validée, validée sous conditions, révision nécessaire ou refusée, avec motif et signature. À la clôture, VYVA enregistre la version sur laquelle repose la décision. Une décision positive malgré des alertes de conformité critiques ouvertes n’est possible qu’avec une justification écrite.

La validation interne peut être suivie de celle du client : la formule est envoyée via le portail client, où le client la valide ou la refuse.