Logiciel pour façonniers cosmétiques : projets clients, formules et lots
Pour les fabricants sous-traitants qui développent des formulations pour différents donneurs d’ordres de manière confidentielle et souhaitent une documentation structurée compatible avec des processus orientés BPF.
Développement multi-clients avec documentation traçable
Défis
Les formulations de différents clients doivent être strictement séparées — difficilement réalisable avec des dossiers de fichiers.
La documentation de lot conforme aux BPF sur papier est source d’erreurs et difficile à justifier lors des audits.
Les donneurs d’ordres exigent de plus en plus des preuves de la qualité des processus et de la souveraineté des données.
Les projets parallèles pour différents clients rendent la planification des ressources peu claire.
Comment VYVA vous aide
Des espaces de données et des droits d’accès dédiés à chaque donneur d’ordre.
Une documentation de lot numérique avec phases, paramètres et écarts, base de processus orientés BPF.
Des historiques traçables pour les modifications, décisions et validations.
Des structures de projet claires avec rôles et droits par client.
Comment cela se passe dans VYVA
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Demande et brief par client
Chaque demande client devient un projet avec un brief structuré : exigences produit, allégations, marchés, conditionnement et calendrier. Les formules et documents d’un donneur d’ordre restent séparés de ceux des autres.
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Développer et chiffrer la formule
Les variantes sont créées sous forme de versions avec le motif de la modification. Coûts des matières premières, INCI et alertes réglementaires sont visibles sur la formule, de sorte qu’une offre repose sur le même état que le développement.
- 3
Faire valider la formule
Les donneurs d’ordre voient leurs projets dans le portail client, examinent la formule avec sa liste INCI et la valident ou la refusent avec un commentaire. La décision est documentée avec sa date.
- 4
Fabriquer et documenter
Les protocoles de fabrication avec phases, paramètres et écarts ainsi que les lots sont liés à la version de formule validée. En cas d’audit ou de réclamation, le chemin inverse est traçable.
Un exemple du quotidien
Un façonnier suit plusieurs projets clients en parallèle. Pour une crème mains, un client demande après le premier échantillon un autre système conservateur. Le développement crée une nouvelle version de formule avec le motif de la modification ; l’aperçu des coûts et la liste INCI évoluent avec elle. Le nouvel échantillon part chez le client avec lot et adresse de livraison, et le client valide la version dans le portail. Le protocole de fabrication du lot renvoie à cette version précise. Si une question sur un lot survient plus tard, on sait quelle version de formule, quel protocole de fabrication et quelle validation s’y rapportent.
Les domaines que vous utiliserez
- Gestion de projet
- Un projet par commande client, avec brief, tâches et suivi du temps par phase de projet.
- Développement de formulations & versionnage
- Versions de formule par client, avec aperçu des coûts et liste INCI comme base de l’offre.
- Fabrication & lots
- Protocoles de fabrication et lots avec phases, paramètres et écarts.
- Collaboration & rôles/droits
- Rôles et droits internes, et accès au portail client pour vos donneurs d’ordre.
Questions fréquentes
Pour aller plus loin
Ce que vous verrez lors de la démo
- Un projet client, du brief à la première version de formule avec aperçu des coûts.
- Le portail client tel que le voit votre donneur d’ordre, y compris la validation et le refus avec commentaire.
- Un protocole de fabrication avec phases, paramètres et un écart, ainsi que le lot correspondant.