Kosmetik herstellen lassen: Ablauf, Pflichten und Briefing für die Zusammenarbeit mit einem Lohnhersteller

Die EU-Kosmetikverordnung definiert als Hersteller, wer ein kosmetisches Mittel herstellt oder entwickeln oder herstellen lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt. Bei einem in der EU hergestellten Mittel ist dieser Hersteller die verantwortliche Person. Er kann diese Rolle durch ein schriftliches Mandat an eine andere in der EU ansässige Person übertragen, die das Mandat schriftlich annimmt.

Für die Marke heißt das: Sie muss sicherstellen, dass vor dem Inverkehrbringen eine Sicherheitsbewertung durchgeführt und ein Sicherheitsbericht erstellt ist, dass eine Produktinformationsdatei geführt wird, dass das Mittel im CPNP notifiziert ist und dass das Etikett die Pflichtangaben trägt. Der Lohnhersteller liefert dafür viele Unterlagen, die Verantwortung bleibt aber bei der Marke.

Erstens: Idee und Briefing ausarbeiten. Zweitens: einen Lohnhersteller auswählen, der Erfahrung in der Produktkategorie hat. Drittens: Entwicklung und Muster, meist in mehreren Runden, bis Textur, Duft und Leistung passen. Viertens: Stabilitäts-, Konservierungs- und gegebenenfalls Verträglichkeits- und Verpackungstests mit der ausgewählten Version.

Fünftens: Sicherheitsbewertung und Aufbau der Produktinformationsdatei. Sechstens: Etikett erstellen und das Mittel im CPNP notifizieren. Siebtens: Rezeptur und Herstellanweisung freigeben, erste Produktionscharge. Achtens: nach der Markteinführung Nachbestellungen, Änderungen und Reklamationen sauber dokumentieren.

Ein Briefing beschreibt das Produkt so, dass der Lohnhersteller ohne Rückfragen entwickeln kann: Produktidee und Produktkategorie, Zielgruppe und Hauttyp, Textur, Anwendung und Duft, gewünschte Wirkstoffe und Claims, No-Go-Inhaltsstoffe, angestrebte Zertifizierungen, Zielmärkte, Verpackung und Füllmenge, Preispositionierung, Mengen und Zeitplan.

Je genauer diese Angaben sind, desto weniger Musterrunden braucht es, und desto besser lassen sich Angebote verschiedener Lohnhersteller vergleichen. Halten Sie spätere Änderungen am Briefing fest, damit jede Entscheidung nachvollziehbar bleibt.

Prüfen Sie, ob der Lohnhersteller selbst entwickelt oder nur nach fremder Rezeptur abfüllt, ob er Erfahrung mit Ihrer Produktkategorie hat und welche Mindestmengen und Kapazitäten er bietet. Fragen Sie, welche Unterlagen er liefert: Herstellungsmethode, GMP-Erklärung, Testberichte, Rohstoffdaten.

Gesetzlich vorgeschrieben ist gute Herstellungspraxis, kein Zertifikat eines Dritten. Ein Audit oder eine Selbstbewertung kann trotzdem sinnvoll sein. Klären Sie außerdem vor Entwicklungsbeginn, wem die Rezeptur gehört und was bei einem späteren Wechsel des Lohnherstellers mit den Unterlagen geschieht.

Feste Preise gibt es nicht. Die Kosten hängen vor allem vom Entwicklungsaufwand und der Zahl der Musterrunden ab, von Rohstoffen und Verpackung, von Mindestmengen, von den nötigen Tests, von der Sicherheitsbewertung und von Artwork und Druck.

Vergleichbare Angebote setzen ein vollständiges Briefing voraus. Fragen Sie getrennt nach Entwicklung, Tests, Sicherheitsbewertung und Stückpreis, damit Sie sehen, welche Posten einmalig sind und welche mit jeder Charge anfallen.

Für die Produktinformationsdatei braucht die Marke eine Beschreibung des Mittels, den Sicherheitsbericht, die Beschreibung der Herstellungsmethode mit einer Erklärung zur guten Herstellungspraxis, Nachweise für die Werbeaussagen und Angaben zu Tierversuchen. Für das Etikett braucht sie die Liste der Bestandteile in der richtigen Reihenfolge und die Warnhinweise.

Regeln Sie vertraglich, dass der Lohnhersteller diese Unterlagen je Version liefert und Änderungen an Rohstoffen oder Herstellung vorab mitteilt. Sonst passt die Datei bald nicht mehr zum Produkt im Regal.

Werbeaussagen stehen auf der Verpackung, bevor es Belege dafür gibt. Das Etikett wird freigegeben, bevor die Rezeptur final ist. Der Lohnhersteller tauscht einen Rohstoff, ohne die Marke zu informieren. Muster werden per E-Mail freigegeben, ohne dass klar ist, welche Version gemeint war.

Allen Fällen hilft dasselbe: Jede Freigabe bezieht sich auf eine benannte Rezepturversion, und jede Änderung danach ist für beide Seiten sichtbar.

Nutzt der Lohnhersteller VYVA, sieht die Marke ihre Projekte im Kundenportal: den Status, das Briefing und die zur Freigabe gesendete Rezeptur mit INCI-Liste und Anteilen. Sie gibt die Rezeptur dort frei oder lehnt sie mit einer Anmerkung ab, und die Entscheidung ist mit Datum dokumentiert. Das ersetzt den Versand einzelner Dateien und macht jede Freigabe einer Version zuordenbar.