Fabricar cosméticos con un fabricante por encargo: proceso, obligaciones y briefing

El Reglamento europeo de cosméticos define como fabricante a quien fabrica un producto cosmético, o lo hace diseñar o fabricar, y lo comercializa con su propio nombre o marca. Para un producto fabricado en la UE, ese fabricante es la persona responsable. Puede ceder ese papel mediante mandato escrito a otra persona establecida en la UE, que lo acepta por escrito.

Para la marca esto significa: debe garantizar que, antes de la introducción en el mercado, se ha realizado una evaluación de la seguridad y se ha elaborado un informe sobre la seguridad, que se mantiene un expediente de información sobre el producto, que el producto está notificado en el CPNP y que la etiqueta lleva las menciones obligatorias. El fabricante por encargo aporta muchos de los documentos, pero la responsabilidad sigue siendo de la marca.

Primero, elaborar la idea y el briefing. Segundo, elegir un fabricante por encargo con experiencia en la categoría de producto. Tercero, desarrollo y muestras, normalmente en varias rondas, hasta que textura, fragancia y prestaciones encajan. Cuarto, ensayos de estabilidad, de conservación y, si procede, de tolerancia y de envase sobre la versión elegida.

Quinto, evaluación de la seguridad y elaboración del expediente de información sobre el producto. Sexto, crear la etiqueta y notificar el producto en el CPNP. Séptimo, aprobar la fórmula y la instrucción de fabricación y producir el primer lote. Octavo, tras el lanzamiento, documentar correctamente repeticiones de pedido, cambios y reclamaciones.

Un briefing describe el producto de forma que el fabricante por encargo pueda desarrollar sin volver con preguntas: idea y categoría del producto, público objetivo y tipo de piel, textura, aplicación y fragancia, activos y reivindicaciones deseados, ingredientes excluidos, certificaciones previstas, mercados de destino, envase y formato, posicionamiento de precio, cantidades y calendario.

Cuanto más precisos sean estos datos, menos rondas de muestras se necesitan y más fácil es comparar presupuestos de distintos fabricantes. Deje constancia de los cambios posteriores en el briefing para que cada decisión siga siendo trazable.

Compruebe si el fabricante desarrolla por sí mismo o solo llena según la fórmula de otro, si tiene experiencia con su categoría de producto y qué cantidades mínimas y capacidad ofrece. Pregunte qué documentos entrega: método de fabricación, declaración de buenas prácticas de fabricación, informes de ensayo, datos de materias primas.

La ley exige buenas prácticas de fabricación, no un certificado de terceros. Aun así, una auditoría o una autoevaluación pueden merecer la pena. Aclare también antes de empezar el desarrollo a quién pertenece la fórmula y qué ocurre con los documentos si más adelante cambia de fabricante.

No hay precios fijos. El coste depende sobre todo del esfuerzo de desarrollo y del número de rondas de muestras, de las materias primas y el envase, de las cantidades mínimas, de los ensayos necesarios, de la evaluación de la seguridad y del diseño gráfico y la impresión.

Para obtener presupuestos comparables hace falta un briefing completo. Pida por separado desarrollo, ensayos, evaluación de la seguridad y precio unitario, para ver qué partidas son únicas y cuáles se repiten con cada lote.

Para el expediente de información sobre el producto, la marca necesita una descripción del producto, el informe sobre la seguridad, la descripción del método de fabricación con una declaración de buenas prácticas de fabricación, las pruebas de las reivindicaciones e información sobre experimentos en animales. Para la etiqueta necesita la lista de ingredientes en el orden correcto y las advertencias.

Acuerde por contrato que el fabricante entregue estos documentos por versión y anuncie con antelación los cambios de materias primas o de fabricación. De lo contrario, el expediente pronto dejará de coincidir con el producto del lineal.

Aparecen reivindicaciones en el envase antes de que existan pruebas. Se aprueba la etiqueta antes de que la fórmula sea definitiva. El fabricante cambia una materia prima sin avisar a la marca. Se aprueban muestras por correo electrónico sin que quede claro a qué versión se refería.

En todos los casos ayuda el mismo remedio: cada aprobación se refiere a una versión de la fórmula con nombre, y cada cambio posterior es visible para ambas partes.

Si el fabricante por encargo usa VYVA, la marca ve sus proyectos en el portal de clientes: estado, briefing y la fórmula enviada para aprobación con su lista INCI y sus porcentajes. Allí aprueba la fórmula o la rechaza con un comentario, y la decisión queda documentada con su fecha. Eso sustituye el envío de archivos sueltos y vincula cada aprobación a una versión.